Privacyverklaring Rienks Arbodienst B.V.

Rienks Arbodienst B.V. (hierna: “Rienks” of “Wij”) verwerkt persoonsgegevens en maakt zorgvuldig en veilig
gebruik van jouw persoonsgegevens binnen de grenzen van de wetgeving, waaronder de Algemene
verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). In deze privacyverklaring beschrijven Wij wie Wij zijn,
hoe en voor welke doeleinden Wij jouw persoonsgegevens verwerken, hoe jij jouw privacyrechten kunt
uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor jou om te weten.

Om de informatie overzichtelijk te houden, is ieder onderwerp onderverdeeld in twee informatielagen. Eerst
zie je een samenvatting op hoofdlijnen. Als je meer gedetailleerde informatie wilt, kun je die vinden door te
klikken op de link ‘meer details’.

Wij hebben ons best gedaan om alle informatie duidelijk en leesbaar op te schrijven. Heb je na het lezen van
de Privacyverklaring nog vragen over ons gebruik van jouw Persoonsgegevens, dan kun je natuurlijk altijd
contact met ons opnemen. Verderop in deze verklaring lees je hoe je dit kunt doen.

Als laatste willen we u nog meegeven dat onze dienstverlening zich ontwikkelt en daarmee ook onze
Privacyverklaring. Wij raden u daarom aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn gedaan in deze
Privacyverklaring, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Helemaal onderaan in deze Privacyverklaring
kunt u lezen wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u op de hoogte
stellen.

meer details

Wij streven ernaar om zorgvuldig en veilig gebruik te maken van jouw persoonsgegevens en Wij houden ons
daarbij ten minste aan de volgende beginselen in verband met de verwerking van persoonsgegevens:

  • Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie:
    Persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die rechtmatig, behoorlijk en transparant is.
  •  Doelbinding:
    Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en
    gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de Verwerking
    opgeschreven. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is
    met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  •  Dataminimalisatie:
    Bij een Verwerking van Persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt tot de
    Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een specifiek doeleinde. De gegevens dienen met het
    oog op dat doel toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn.
  •  Noodzakelijkheid en evenredigheid:
    Verwerking van Persoonsgegevens gebeurt op de minst ingrijpende wijze en dient in redelijke
    verhouding te staan tot het beoogde doeleinde.
  •  Juistheid:
    Er worden maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens juist en actueel
    zijn.
  •  Integriteit en vertrouwelijkheid:
    Persoonsgegevens worden adequaat beveiligd volgens de geldende beveiligingsnormen.
  •  Opslagbeperking:
    Persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de
    verwerking. Rienks neemt in ieder geval de wettelijke bewaartermijnen in acht.

Gehanteerde begrippen
De begrippen uit deze Privacyverklaring zijn (groten)deels gebaseerd op de definities uit artikel 4 van de AVG.
Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’ en zie tevens artikel 4 van de AVG.

meer details

  •  AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.
  • Privacyverklaring: deze verklaring waarin staat beschreven wie Wij zijn, hoe en voor welke
    doeleinden Wij jouw persoonsgegevens verwerken, hoe jij jouw privacyrechten kunt uitoefenen en
    wat verder nog van belang kan zijn voor jou om te weten.
  • Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon (de
    betrokkene).
  •  Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben.
  •  Verwerking: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens,
    waaronder in ieder geval het verzamelen, ordenen, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen,
    gebruiken, doorzenden, samenbrengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van
    persoonsgegevens.
  •  Verwerkingsverantwoordelijke: de (operationele) directie van Rienks, ofwel de persoon of entiteit
    die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van
    persoonsgegevens vaststelt.
  •  Verwerker: persoon of entiteit die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke
    persoonsgegevens verwerkt.
  •  Bijzonder(e) persoonsgegeven(s): Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn,
    verdienen specifieke bescherming aangezien de context van de verwerking ervan significante
    risico’s kan meebrengen voor de Betrokkene. Denk aan gegevens waaruit ras of etnische afkomst
    blijkt en verwerking van gegevens over gezondheid. Verwerking is verboden tenzij de AVG een
    uitzondering maakt.
  •  Gezondheidsgegevens: Persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale
    gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten
    waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven. Denk bijvoorbeeld aan de
    persoonsgegevens in de Functie Mogelijkheden Lijst, opgesteld door een bedrijfsarts, het
    arbeidsdeskundig onderzoek, opgesteld door een arbeidsdeskundige of persoonsgegevens in het
    teken van een rijbewijskeuring.
  •  Gebruiker van Persoonsgegevens: degene die onder rechtstreeks gezag van de
    verwerkingsverantwoordelijke of verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken. Het
    gaat tevens om personen die op andere wijze in een hiërarchische verhouding tot
    verwerkingsverantwoordelijke of verwerker staan. Denk aan werknemers van Rienks maar
    bijvoorbeeld ook aan bij Rienks gedetacheerde krachten of ZZP’ers die werken op basis van
    instructies van Rienks.
  •  Opdrachtgever: degene of de organisatie die Rienks opdracht heeft verstrekt tot het uitvoeren van
    een opdracht. Denk aan gemeenten bij sociaal medische advisering en werkgevers bij
    arbodienstverlening, interventies en trainingen. Daarnaast aan vakbonden, banken, de
    belastingdienst en rechtbanken voor expertise.
  •  Derde: Ieder ander, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de
    verwerker, noch de gebruiker van persoonsgegevens.
  •  Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige
    wilsuiting waarmee betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve
    handeling hem betreffende Verwerking van persoonsgegevens aanvaardt. Toestemming moet
    gericht zijn op een specifieke (categorie van) verwerking(en).

Wie zijn Wij, hoe ziet onze aanpak eruit en hoe kun jij ons bereiken?

Rienks is een organisatie dat al haar kracht inzet om voor bedrijven optimale condities te creëren voor
een duurzaam gezondheidsbeleid. Rienks is werkzaam in zowel de private als de publieke sector. De
opdrachtgevers van Rienks zijn onder meer profit en non-profitorganisaties, gemeenten en
vakbonden.

U kunt ons bereiken door een bezoek te brengen aan Rienks. Wij zijn gevestigd te Leusden 3831 PE,
Speelkamp 28 en staan geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer
63585359. Wij zijn tevens bereikbaar via een e-mail naar secretariaat@arbodienst.nl, en via telefoon naar 033
– 494 22 80. Wij hebben tevens een Functionaris voor de Gegevensbescherming (hierna: FG) aangesteld. Deze
persoon is onze interne toezichthouder en houdt bij ons toezicht op de toepassing en naleving van de AVG.
De FG neemt een onafhankelijke positie in binnen Rienks. Je kunt de FG bereiken via
k.vunderink@prevermogroep.nl. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

meer details

Rienks is een gecertificeerde organisatie die zich richt zich op arbodienstverlening, sociaal medische
advisering en arbeids-medische expertise. Rienks biedt daarnaast trainingen aan en verricht
Bedrijfsmaatschappelijk Werk, werkplekonderzoeken en Risico-Inventarisatie & -Evaluatie. Ook
faciliteert Rienks haar opdrachtgevers op het gebied van arbeidsdeskundige diensten, het leveren van
een vertrouwenspersoon, psychologische behandeling en coaching. Rienks voert diverse
(beroeps)keuringen uit waaronder die voor een chauffeurs.

Arbodienstverlening
Wij ondersteunen opdrachtgevers bij het inrichten van het veilig en gezond werken en het voeren van een
goede dialoog met medewerkers. We zetten opdrachtgevers hiertoe aan door onze contracten,
evaluatiegesprekken, adviezen in individuele- en groepsrapportages, trainingen, coaching en
klantbijeenkomsten. Medewerkers van opdrachtgevers worden geactiveerd en gemotiveerd gezond te
werken en verantwoordelijkheid te nemen in hun eigen inzetbaarheid.

Sociaal medische advisering
Wij stellen opdrachtgevers in staat om besluiten te nemen over het al dan niet verstrekken van bepaalde
sociale voorzieningen en uitkeringen. Om Opdrachtgevers te ondersteunen voeren wij gerichte onderzoeken
uit en geven wij (medisch) advies.

Expertise
Opdrachtgevers die verzekeringsgeneeskundig of arbeidsgeneeskundig advies nodig hebben, kloppen aan
bij Rienks. Tot onze Opdrachtgevers behoren onder meer werkgevers die specialistisch advies nodig hebben
op een bepaald terrein.

Wij betrachten bij de verwerking van persoonsgegevens de grootste zorgvuldigheid aangezien misbruik van
persoonsgegevens grote schade kan berokkenen aan betrokkenen, onze opdrachtgevers en Rienks zelf.
Wij hechten dan ook veel waarde aan het beschermen van de persoonsgegevens die aan ons worden
verstrekt en aan de wijze waarop Persoonsgegevens worden verwerkt. Het op een juiste manier verwerken
van Persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van de directie van Rienks.

Rienks is samen met onze zustermaatschappijen Adaptics, Amplooi, A-Rea en De Bedrijfspoli onderdeel van
het concern ‘Prevermo groep B.V’. De Prevermo Groep B.V. is gevestigd te Huizen (1273 NA) aan de
Huizermaatweg 15 en staat geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder
nummer 858017672.
Deze privacyverklaring betreft uitsluitend Rienks. Wij zijn ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de
AVG voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Welke persoonsgegevens verzamelt Rienks van jou?
Wij verzamelen persoonsgegevens via onze opdrachtgevers en via jouzelf (de betrokkenen). Betrokkenen zijn
personen/medewerkers, die in dienst zijn van onze opdrachtgevers, zijn aangesloten bij een van onze
opdrachtgevers, of inwoner zijn van onze opdrachtgevers. Daarnaast kan een betrokkene in dienst bij Rienks
zijn of anderszins in een hiërarchische verhouding tot Rienks staan.
Wij verzamelen verschillende categorieën persoonsgegevens:

  • Personalia (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht en
    geboortedatum)
  • Gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens, 1e ziektedag, beperkingen en
    mogelijkheden in relatie tot werk, resultaten van het Arbeidsdeskundig Onderzoek, gegevens vanuit
    probleemanalyse, gegevens m.b.t. bepaalde uitkeringen zoals WIA, WAJONG, Inzetbaarheidsprofiel
    (IZP), informatie over belastbaarheid, informatie over gezinssituatie).
    De Verwerking van gezondheidsgegevens geniet bijzondere aandacht. Deze gegevens mogen veelal
    alleen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke
    voorschriften door opdrachtgevers zoals werkgevers en gemeentes. Daartoe behoren onder meer
    bepalingen over re-integratie of begeleiding van de betrokkenen in verband met ziekte of
    arbeidsongeschiktheid.
  • BSN (Burger Service Nummer) bij wettelijk verplichte documenten die aan het UWV moeten worden
    verstrekt. Denk aan de probleemanalyse of het actueel oordeel.
  • Trajectinformatie. Gedurende de looptijd van een traject wordt informatie verzameld door artsen,
    arbeidsdeskundigen, A&O deskundigen, psychologen, ergonomen, ergotherapeuten en
    bedrijfsmaatschappelijk werkers van Rienks door middel van spreekuren, vragenlijsten en coaching
    gesprekken. De resultaten daaruit worden in de meeste gevallen verwerkt in rapportages.
  • Accountgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord).
  • Interactiegegevens (bijvoorbeeld jouw contact met de klantenservice of digitale en/of schriftelijke
    correspondentie).
  • Financiële gegevens, bijvoorbeeld rekeningnummer van cliënt of opdrachtgever of
    aankoopgegevens van een rijbewijskeuring.
    Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.
meer details

De hierboven omschreven categorieën van Persoonsgegevens ontvangen Wij zowel rechtstreeks van jou, als
via derden partijen voor zover dit in overstemming is met de wet.

Persoonsgegevens die jij rechtstreeks aan ons verstrekt
Hierbij kun je onder meer denken aan:

  • Persoonsgegevens die worden verstrekt op een aanmeldformulier in het kader van een keuring;
  • Persoonsgegevens die je verstrekt wanneer je bij Rienks op gesprek komt in het kader van de Wet
    verbetering poortwachter, Participatiewet, WAJONG, Wet Inburgering, Ziektewet, WMO 2015 en WIA.
    Denk hierbij aan Persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van jouw medisch dossier, thuissituatie
    werk;
  • Persoonsgegevens die je verstrekt wanneer je deelneemt aan een van de interventies die Rienks
    biedt in het kader van de arbodienstverlening;
  • Persoonsgegevens die je verstrekt in het kader van (o.m.) correspondentie, feedback, hulp (Q&A),
    geschillenbeslechting, klachtenafhandeling en tevredenheidsonderzoek;

Persoonsgegevens over anderen die je rechtstreeks aan ons verstrekt
Het kan voorkomen dat jij de Persoonsgegevens van andere personen met ons deelt. Bijvoorbeeld de adresof contactgegevens van anderen. Wij attenderen jou erop dat het jouw eigen verantwoordelijkheid is om na
te gaan of deze personen akkoord zijn met een Verstrekking van hun persoonsgegevens aan Rienks.

Persoonsgegevens die Wij van derden ontvangen
Wij kunnen contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, afdeling en adresgegevens) ontvangen
van onze opdrachtgever (jouw werkgever, gemeente, vakbond of andere organisatie), zodat Wij jou kunnen
begeleiden in het kader van onze arbodienstverlening, sociaal medische advisering of expertise. Denk
hierbij aan een dossier van een vorige arbodienstverlener, medische stukken van behandelaren,
deskundigenoordeel UWV of de werkgever voor zover dit in lijn is met de wet, bijvoorbeeld omdat je hiervoor
toestemming hebt gegeven.

Voor welke doeleinden verwerken Wij jouw persoonsgegevens?
Rienks verzamelt jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden die samenhangen met de
uitvoering van arbodienstverlening, sociaal medische advisering of expertise voor onze opdrachtgevers. Wij
verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de uitvoering van de met jou en/of de met onze
opdrachtgevers afgesloten overeenkomst(en), administratie, communicatie en om te voldoen aan wettelijke
verplichtingen. Voor de uitvoering van kwaliteits- en managementdoeleinden maken Wij zo veel als mogelijk
gebruik van anonieme gegevens en dus niet van persoonsgegevens. Klik voor meer gedetailleerde informatie
op ‘meer details’.

meer details

De verschillende doeleinden, zoals hierboven omschreven, worden hieronder in meer detail omschreven. Wij
verwerken jouw persoonsgegevens niet verder op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden
waarvoor ze zijn verkregen.

In het kader van een overeenkomst. Voor de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en evt.
beëindiging van de overeenkomst(en) tussen onze opdrachtgever (vaak jouw werkgever, gemeente,
vakbond of andere organisatie) en Rienks. Denk bijvoorbeeld aan een overeenkomst voor het uitvoeren van
arbodienstverlening, sociaal medische advisering of expertise in het kader van verschillende wetten en
regelingen.

Voor de uitvoering van een rijbewijskeuring. Voor het verstrekken van een medische verklaring in reactie
op de door jou ingediende aanvraag in het kader van het rijvaardigheidsbewijs.

Administratie. Voor de uitvoering en controle van de administratie van Rienks in brede zin.
Kwaliteits- en managementdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening, processen en systemen te
onderzoeken en verbeteren, voor het informeren van het management en het (doen) verzorgen van (interne)
audits.

Wet- en regelgeving. Voor identificatie, bestrijding van fraude, verzorging van interne controle en
bedrijfsveiligheid en de naleving van wet en regelgeving.

Op welke juridische grondslagen baseren Wij de verwerking(en) van jouw persoonsgegevens?
De wet bevat een limitatieve opsomming van grondslagen die de verwerking van jouw persoonsgegevens
rechtvaardigen. Wij beroepen ons op vier van deze juridische grondslagen. Onze verwerking(en) van jouw
persoonsgegevens geschieden namelijk ter uitvoering van een overeenkomst, wettelijke plicht, op basis van
een gerechtvaardigd belang van Rienks en/of op basis van jouw toestemming. Klik voor meer gedetailleerde
informatie op ‘meer details’.

meer details

Uitvoering van de overeenkomst.
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor zover jouw gegevens noodzakelijk zijn om de overeenkomst die
jij of jouw werkgever met ons heeft, uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de arbeidsovereenkomst of een
overeenkomst met onze opdrachtgever.

Wettelijke plicht.
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens ook voor zover deze noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke
plichten die op ons of op onze opdrachtgevers rusten. Denk bijvoorbeeld aan het voldoen aan de Wet
verbetering poortwachter, de Participatiewet, belastingwetten en onze administratieverplichtingen die
daaruit voortvloeien.

Gerechtvaardigd belang.
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens ook voor zover deze noodzakelijk zijn om onze gerechtvaardigde
belangen te behartigen. Onder het volgende kopje kun je meer lezen over onze gerechtvaardigde belangen.

Toestemming.
Wij mogen met jouw toestemming jouw persoonsgegevens gebruiken voor het uitwisselen van informatie
met andere (medisch) professionals en/of onze opdrachtgevers, het uitvoeren van interventies bij jou als
onderdeel van onze arbodienstverlening en voor bepaalde marketingactiviteiten.
Toestemming van betrokkene dient in alle gevallen vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig te zijn. Jij
kunt je toestemming natuurlijk altijd intrekken. Onder het kopje ‘Kun je jouw toestemming later alsnog
intrekken?’ lees je hoe je dit kunt doen.

Wat is het gerechtvaardigd belang van Rienks bij de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De Verwerking van jouw persoonsgegevens is nodig om een goede relatie in stand te houden tussen Rienks
en onze opdrachtgevers, of voor de behartiging van onze eigen redelijke zakelijke belangen. Bijvoorbeeld om
onze opdrachtgevers te informeren over nieuwe producten, diensten en activiteiten, of om onze belangen te
verdedigen in een eventuele juridische procedure. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer
details’.

meer details

Wij zullen zoveel als mogelijk de zogeheten ‘opt-outregeling’ toepassen en toevoegen aan onze
communicatie. Op die manier kun je ons op gemakkelijke wijze berichten en je afmelden voor onze
communicatie, wanneer je het niet langer op prijs stelt om deze van ons te ontvangen. Ook kun je natuurlijk
altijd hiervoor contact met ons opnemen via secretariaat@arbodienst.nl.

Aan wie verstrekken Wij jouw persoonsgegevens?
Wij kunnen jouw persoonsgegevens verstrekken aan opdrachtgevers en derden in overeenstemming met
deze privacyverklaring en (privacy)wetgeving. Voor de verstrekking kunnen verschillende redenen zijn. Zo
kan het voor onze dienstverlening noodzakelijk zijn om jouw persoonsgegevens te verstrekken. Ook kan er
sprake zijn van een wettelijke verplichting op basis waarvan Rienks jouw persoonsgegevens moet
verstrekken, bijvoorbeeld aan opdrachtgevers (jouw werkgever, gemeente, vakbond of andere organisatie),
het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of de Belastingdienst. Anderzijds kunnen wij ook
met jouw (uitdrukkelijke) toestemming persoonsgegevens verstrekken aan derden, bijvoorbeeld aan
partijen die jou een gerichte interventie kunnen aanbieden of andere (medisch) specialisten. Klik voor meer
gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

meer details

Opdrachtgevers:
Wij verstrekken persoonsgegevens aan opdrachtgevers in het kader van arbodienstverlening, sociaal
medische advisering en expertise. Bijvoorbeeld om uitvoering te kunnen geven aan een wettelijke plicht die
op onze opdrachtgevers rust. Tot deze opdrachtgevers behoren bijvoorbeeld jouw werkgever, gemeente,
vakbond of andere opdracht gevende instantie.

Groepsondernemingen.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met onze groepsondernemingen om gezamenlijk met een verenigbaar
doel content en producten en/of diensten te kunnen leveren (zoals registratie en klantenondersteuning), om
te helpen bij de ontwikkeling van producten, websites, applicaties, diensten, tools en communicatie, en om
mogelijk illegale activiteiten, schendingen van ons beleid, fraude en/of inbreuken op de gegevensbeveiliging
te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.

Autoriteiten.
Bijvoorbeeld toezichthouders, belastingdienst, politie en andere wettelijke instanties. Wij kunnen jouw
Persoonsgegevens delen:

  •  om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of een rechterlijk bevel; of
  • indien dit noodzakelijk is ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten (zoals
    fraude, bedrog of vervolging); of
  •  indien het noodzakelijk is voor het handhaven van ons beleid of ter bescherming van de rechten
    en vrijheden van anderen.

Zakelijke dienstverleners.
Bijvoorbeeld door Post NL, of een door ons ingeschakeld postorderbedrijf om (vertrouwelijke) informatie
aan jou te bezorgen.

Leveranciers en Verwerkers.
Wij verstrekken persoonsgegevens aan leveranciers die ten behoeve van Rienks persoonsgegevens
verwerken. Dit betekent dat deze leveranciers onder onze verantwoordelijkheid verwerken voor ons. Wij
zorgen ervoor dat met dergelijke leveranciers en/of verwerkers duidelijke afspraken zijn gemaakt zoals
verplicht op grond van de AVG.

Overig.
Iedere derde partij waarvoor Wij jouw toestemming hebben ontvangen om jouw persoonsgegevens mee te
delen (bijvoorbeeld in het kader van een samenwerking), en/of waarvan Rienks nu of in de toekomst
onderdeel uitmaakt als gevolg van een reorganisatie, fusie of overname.

Worden jouw persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?
Nee. Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen de grenzen van de Europese Economische
Ruimte (hierna: “EER”). De EER bestaat uit de lidstaten van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein en
Noorwegen. Alle EER-landen moeten voldoen aan dezelfde regels uit de AVG, waarmee wordt beoogd op
Europees niveau een consistent beschermingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren.

Hoe lang worden jouw Persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens worden verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven
beschreven doeleinden. Daarbovenop geldt dat Rienks jouw persoonsgegevens in geen geval langer zal
bewaren, dan wettelijk is toegestaan. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

meer details

Op het moment dat een bewaartermijn verstrijkt, zullen jouw persoonsgegevens worden verwijderd of de
identificerende kenmerken worden verwijderd. Wij hebben in een ons bewaartermijnenbeleid per soort
persoonsgegeven de (uiterlijke) bewaartermijn bepaald en Wij streven ernaar om dit beleid consequent uit
te voeren. Mocht er sprake zijn van een wettelijke bewaarplicht die de door ons geformuleerde (uiterlijke)
bewaartermijn overstijgt, dan gaat de wettelijke bewaarplicht voor.
In het hiernavolgende lichten Wij kort de meest relevante bewaartermijnen toe.

  • Persoonsgegevens die Wij verzamelen en die onderdeel uitmaken van het medisch dossier, bewaren
    Wij ten minste 15 jaren of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener
    voortvloeit. In geval van een beroepsziekte kan de bewaartermijn zelfs oplopen tot (meer dan) 40
    jaren.
    In principe vernietigt de hulpverlener het medisch dossier binnen 3 maanden na een daartoe
    strekkend verzoek van de patiënt.
    Voorgaande geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs
    aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, alsmede
    voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
  • Persoonsgegevens die Wij verzamelen en die onderdeel uitmaken van een dossier in het kader van
    sociaal medische advisering of expertise, bewaren Wij zolang als noodzakelijk i.v.m. het doel van
    het onderzoek. Wij hanteren zodoende in de meeste gevallen een bewaartermijn van maximaal
    twee jaar na afhandeling van de sociaal medische advisering of expertise, tenzij het bepaalde bij of
    krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
  • Persoonsgegevens die Wij verzamelen van onze medewerkers in het kader van een
    arbeidsovereenkomst, bewaren Wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat het dienstverband
    met de betreffende medewerker is beëindigd.
    Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze
    termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijnen van
    vorderingen voortvloeiende uit verbintenissen. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer)
    worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende
    verjaringstermijn.
  • Persoonsgegevens die Wij verzamelen van ZZP’ers (zelfstandigen) in het kader van een
    overeenkomst van opdracht, bewaren Wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat de
    overeenkomst van opdracht met de betreffende ZZP’er is beëindigd.
    Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze
    termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijnen van
    vorderingen voortvloeiende uit verbintenissen. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer)
    worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende
    verjaringstermijn.
  •  *Persoonsgegevens op bijvoorbeeld facturen, loonstroken, een arbeidscontract en andere
    documenten uit onze administratie die van fiscaal belang zijn, bewaren Wij ten minste zeven jaren
    vanaf het eerste boekjaar ná het einde van het boekjaar waarin de factuur is voldaan;

Hoe kun jij je Persoonsgegevens beheren?
Jij hebt het recht de verzameling van jouw persoonsgegevens door ons in te zien, te verbeteren en/of te
wissen. Daarnaast kun je bij ons jouw volgende rechten inroepen: het recht op beperking van de verwerking
van jouw persoonsgegevens, het recht op overdracht van jouw Persoonsgegevens (dataportabiliteit) en het
recht van bezwaar. Hieronder lees je waar en hoe je gebruik kunt maken van deze rechten. Daarnaast lees je
over de termijnen, kosten en overige relevante informatie met betrekking tot het uitoefenen van jouw
rechten. Houd er rekening mee dat Wij aanvullende informatie kunnen opvragen om jouw identiteit te
verifiëren. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

meer details

Termijn
Wij reageren normaal gesproken binnen één kalendermaand op jouw verzoek tot uitoefening van jouw
recht(en). Indien Wij deze termijn van één kalendermaand niet halen, zullen Wij binnen dezelfde maand de
reden van vertraging aan jou melden. Houd er rekening mee dat Rienks aanvullende informatie kan
opvragen om jouw identiteit te verifiëren. Wij mogen onze reactietermijn met twee kalendermaanden
verlengen, mits Wij dit kunnen onderbouwen op grond van complexiteit van jouw verzoek(en) en / of het
aantal verzoeken van jou.

Kosten
In beginsel verstrekken Wij kosteloos de opgevraagde informatie en reageren Wij kosteloos op de
uitoefening van jouw recht(en). Aan vervolgverzoeken kunnen in enkele gevallen administratieve kosten
verbonden zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer jij om meerdere kopieën van dezelfde informatie
verzoekt.

Weigering medewerking aan jouw verzoek
Wij weigeren enkel een verzoek bij hoge uitzondering: indien het verzoek kennelijk ongegrond of
buitensporig is. Een verzoek is kennelijk ongegrond indien niet is voldaan aan de randvoorwaarden voor een
verzoek, of wanneer je buiten het recht van de AVG informatie opvraagt. Denk aan een inzageverzoek in
persoonsgegevens van een ander. Een verzoek is buitensporig als een zeer disproportionele last op ons
wordt gelegd, bijvoorbeeld bij wekelijks opvragen van jouw dossiers. Wij hebben de bewijslast om aan te
tonen dat er sprake is van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek.

Jouw recht op inzage, correctie en / of het wissen van persoonsgegevens
Als je inzage wenst in de over jou verwerkte persoonsgegevens en/of gegevens wilt verbeteren of wissen
(voor zover toelaatbaar) die je zelf niet kunt aanpassen, dan kun je contact opnemen via
secretariaat@arbodienst.nl.
Wij corrigeren of wissen jouw persoonsgegevens indien je persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het
doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel op andere wijze in strijd zijn met een
wettelijk voorschrift. Het recht om persoonsgegevens te (laten) wissen is geen absoluut recht. Per geval
wegen Wij het verzoek om gegevens te wissen af tegen andere (grond)rechten en belangen.
Wij zullen derden aan wie deze gegevens zijn verstrekt op de hoogte brengen van een aanpassing, het wissen
van persoonsgegevens of beperking. Wij hoeven deze partijen niet op de hoogte te stellen wanneer dit
onmogelijk blijkt, of een onevenredige inspanning (qua kosten en tijd) zou vergen. Je mag bij ons een
opgave verzoeken van degene(n) aan wie Wij deze mededeling hebben gedaan.

Jouw recht op beperking van de verwerking, het recht op overdracht van persoonsgegevens
Voor de uitoefening van jouw recht op beperking van de Verwerking van jouw persoonsgegevens en het
recht op overdracht van jouw persoonsgegevens, kun je eveneens jouw verzoek richten aan
secretariaat@arbodienst.nl.
Het recht op beperking van verwerking van jouw persoonsgegevens kan worden uitgelegd als het markeren
van opgeslagen persoonsgegevens met als doel de verwerking ervan in de toekomst te beperken. Kort
gezegd, de verwerking van persoonsgegevens wordt tijdelijk bevroren totdat een bezwaar of geschil is
opgelost.
Wij zullen gedurende de beperking deze persoonsgegevens alleen verwerken…:
– …met jouw Toestemming;
– …voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
– …ter bescherming van de rechten van anderen of om gewichtige redenen van algemeen belang
voor de Europese Unie of voor een lidstaat.
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geeft jou het recht om jouw persoonsgegevens te verkrijgen die je
aan ons hebt verstrekt, om vervolgens de persoonsgegevens over te dragen naar een andere
verwerkingsverantwoordelijke (anders dan Rienks). Dit recht geldt alleen wanneer de verwerking is gegrond
op jouw (al dan niet uitdrukkelijke) toestemming of noodzakelijkheid voor de uitvoering van een
overeenkomst.

Jouw recht op bezwaar
Ook voor de uitoefening van jouw recht op bezwaar, kun je terecht bij secretariaat@arbodienst.nl.
Je kunt jouw recht op bezwaar in drie gevallen inroepen:

  • Allereerst mag je bezwaar aantekenen tegen Verwerking bij ons in verband met jouw persoonlijke
    omstandigheden. De Verwerking moet dan wel zijn gebaseerd op de behartiging van het
    gerechtvaardigd belang van ons of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Wij zullen
    de verwerking staken tenzij er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn waardoor ons
    verwerkingsbelang groter is dan jouw belang om de verwerking te laten staken.
  •  Ten tweede kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens met het oog op
    direct marketing. Aan een dergelijk verzoek zullen Wij altijd gehoor geven.
  • Ten derde kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor wetenschappelijk of
    historisch onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van specifiek met jouw situatie
    verband houdende redenen. Aan een dergelijk bezwaar zullen Wij altijd gehoor geven.

Kun je jouw toestemming later alsnog intrekken?
Indien je toestemming hebt gegeven voor een bepaalde verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je
deze toestemming altijd intrekken. Houd er rekening mee dat de intrekking van jouw toestemming geen
terugwerkende kracht heeft en dat het intrekken van toestemming alleen mogelijk is wanneer je eerst
toestemming hebt gegeven. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

meer details

Je kunt de intrekking van jouw toestemming kenbaar maken via secretariaat@arbodienst.nl of via de post
t.n.v. de Privacycontactpersoon, Speelkamp 28, 3831PE te Leusden.

Kun je een klacht indienen?
Indien je een klacht hebt over het gebruik van jouw persoonsgegevens door Rienks. Bijvoorbeeld omdat je
vindt dat Rienks niet zorgvuldig omgaat met jouw persoonsgegevens, of omdat je inzage of rectificatie hebt
gevraagd van jouw persoonsgegevens, maar je niet tevreden bent met onze reactie. Stuur dan je klacht naar
secretariaat@arbodienst.nl. Indien Rienks en jij er niet uitkomen, kun je ook een klacht indienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

meer details

Indien Rienks weigert tegemoet te komen aan jouw verzoek, dan informeert Rienks jou over de redenen
daarvan. Mocht jij je niet bij deze redenen kunnen neerleggen, dan staat het jou vrij om een klacht in te
dienen. In dat geval geldt onderstaande verloop:

  • Je kunt je opnieuw wenden tot Rienks;
  • Rienks registreert in dat geval een klacht;
  •  Klachten worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen één kalendermaand afgehandeld;
  • Rienks is bij een (privacygerelateerde) klacht verplicht om de FG om advies te vragen;
  • Indien de klacht niet naar jouw tevredenheid kan worden opgelost door Rienks, dan kun je een
    klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • Je hebt ook de mogelijkheid om je verzoek bij de rechter af te dwingen.
    Je kunt jouw klachten indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website
    www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Ben je verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als je geen
persoonsgegevens wilt verstrekken?
Voor Rienks is de verstrekking van persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk. Bijvoorbeeld om
een overeenkomst met jou aan te kunnen gaan of een dienst te kunnen leveren. Ook in het geval dat Rienks
op grond van de wet haar opdrachtgevers helpt om uitvoering te geven aan een wettelijke plicht. Denk
bijvoorbeeld aan werkgevers in het kader van arbodienstverlening of gemeentes in het kader van de sociaal
medische advisering. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

meer details

Wanneer de verstrekking van jouw persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is, zullen Wij jou daarop
attenderen door gebruik te maken van een *. Wanneer je informatievelden invult die niet met een * zijn
gemarkeerd, geef je daarmee toestemming aan Rienks om deze persoonsgegevens te verwerken.
Wanneer je ervoor kiest de opgevraagde en noodzakelijke persoonsgegevens niet te verstrekken, kunnen Wij
de betreffende overeenkomst of dienst niet sluiten of leveren.
Indien je weigert om persoonsgegevens aan ons te verstrekken die wettelijk noodzakelijk zijn (voor onze
opdrachtgevers) in het kader van arbodienstverlening, sociaal medische expertise of expertise, dan kan onze
opdrachtgever daar de gevolgen aan verbinden die zij nodig acht. Dit zou kunnen betekenen dat je niet
langer in aanmerking komt voor een bepaalde voorziening of uitkering, of een loonsanctie van jouw
werkgever krijgt opgelegd.

Wanneer is deze privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op en geldig per 14 maart 2019.